無料の議事録ツールやAIツールを活用した、効率的なWEB会議の要約と共有の方法
池田 昌樹様々なSaasがありふれる現在社会。もはや議事録ツールを導入するのは当たり前になりつつあります。ただ個人的には会議参加者の誰か一人は責任を持って会議や打ち合わせの内容を頭に叩き込む必要があると思っています。
その視点では、議事録ツールを単に導入することで責任の所在が不明確になるというデメリットも見えてきます。あなたの会社でもその議事録ツール、なんとなく入れただけでその後に誰も何もしてないんじゃないですか？
まず冒頭ハッキリ申し上げるとすれば、この手のツールはリッチな機能のものを入れてしっかり運用するか、もしくは入れない。今まで通り誰か一人は責任もって頭に叩き込んで議事録を書く。が正解かなと思います。
ただ今回の記事ではあえてその"中間"を探っていきたいと思います。つまり、リッチな議事録ツールを入れずに出来る限り業務を効率化する方法です。
たぶん今の議事録自動化に慣れてる人はそれでもめんどくさい手順になります。ただこれがある意味良いんです。この作業を行った担当者だけは劇的に案件の解像度が上がります。
それにより、ただツール入れるだけ状態からはかなり業務効率が上がります。
議事録の重要性
議事録は業務効率の低下を防ぎ、責任の所在を明確にし、業務の優先順位を明確にするためにそもそも超重要です。特にコンサルタントは、クライアントの状況や課題を理解するために最初に議事録から始める事が多いとも言われています。そして正確な議事録は、プロジェクトの進捗や決定事項を適切に記録し、チーム全体の理解を促進します。議事録を書くことで案件への解像度が高まり正確なプロジェクト管理が出来るようになります。
議事録の主な目的と役割
ちなみに議事録には、以下のような目的と役割があります：
- 決定事項の共有
会議で決定された内容を正確に記録し、参加者や欠席者に共有することで、認識のズレを防ぎます。これにより、業務の進行がスムーズになり、組織全体での一貫性が保たれます。 - 責任の明確化
誰がどのタスクを担当するのか、期日や責任者を明確に記載することで、タスクの進捗管理が容易になります。また、「言った・言わない」のトラブルを防ぐ効果もあります。 - 備忘録としての活用
会議内容を記録することで、時間が経過しても重要な情報を振り返ることができます。特に長期的なプロジェクトでは、過去の議論や決定事項を確認するための重要な資料となります。 - 業務効率の向上
議事録を活用することで、次回の会議準備やタスクの進行がスムーズになり、無駄なコミュニケーションを削減できます。 - 法的・コンプライアンス対応
特に取締役会や株主総会などでは、議事録が法的要件を満たすための重要な文書となります。これにより、説明責任や透明性が確保されます。
議事録がビジネスに与える具体的な影響
正確な会議内容の把握と議事録作成は様々な好影響を会社に及ぼします。
1. プロジェクトの成功率向上
議事録は、プロジェクトの進行状況を明確にし、タスクの優先順位を整理するための基盤となります。これにより、関係者全員が同じ目標に向かって効率的に動くことが可能になります。
2. コミュニケーションの改善
議事録を通じて、会議に参加できなかったメンバーにも情報を共有できるため、組織内の情報伝達が円滑になります。また、記録された内容を基に議論を進めることで、次回の会議の質も向上します。
3. トラブルの防止
議事録により、決定事項や責任の所在が明確になるため、誤解やトラブルを未然に防ぐことができます。特に、複数の部署や外部関係者が関わるプロジェクトでは、この効果が顕著です。
4. 組織の透明性向上
議事録は、意思決定のプロセスを記録することで、組織の透明性を高めます。これにより、内部統制が強化され、外部からの信頼も向上します。
5. 長期的な知識資産の構築
議事録を蓄積することで、過去の会議内容や意思決定の履歴を参照できるようになります。これにより、新しいプロジェクトやメンバーが加わった際にも、スムーズに業務を引き継ぐことが可能です。
議事録の重要性を最大化するためのポイント
議事録作成で最低限抑えるポイントは以下の通りです。
- 簡潔かつ正確な記録
会議の要点を簡潔にまとめ、無駄な情報を省くことで、誰が読んでも理解しやすい議事録を作成します。 - タスクと責任の明確化
決定事項や次のアクションプランを具体的に記載し、担当者と期限を明確にします。 - 迅速な共有
会議終了後、速やかに議事録を共有することで、関係者全員が同じ認識を持つことができます。
代表的な議事録ツールの機能と料金プラン
現在、多くの議事録ツールが存在し、それぞれに特徴的な機能があります。例えば、AIを活用した議事録作成ツールは、音声認識機能や自動要約機能を提供しています。これにより、会議の内容を迅速に記録し、要約することが可能です。料金プランは、使える機能や量が制限された無料プランから月額数千円の有料プランまで幅広く、利用者のニーズに応じた選択ができます。
これ一本入れておけば大丈夫。という万能型の議事録ツールもなかにはあります。WEB会議により商談自体の数が増えた現在のビジネスシーンでは、このような万能型ツールを導入する事を強くおすすめします。実際にかなり使えます。
一方で一番良くないのは、中途半端なツールを中途半端な料金プランでただ"入れただけ"状態。これが一番良くない。けどこういう会社いっぱいある。誰も議事録も書かないし要約もしないし誰も案件理解してないやつ。みんなが仕事と責任から逃れるパターン。
だったらいっそ中途半端な有料のツールなんか入れずに、無料版を使用してある程度人力でAIツールを駆使する方が効率的です。それを手助けしてくれるツールがご存じ”tldv”です。
”tldv”はありがたいことに、無料版でも多くの機能を提供しており、コストを抑えつつ効率的な議事録作成が可能です。
tl;dvの無料版の機能詳細
tl;dvの無料版では、主要な機能のほとんどが利用可能です：
- 会議の録画と自動文字起こし
- AIによる要約生成
- キーワード検索機能
- 多言語対応
- 4日間のデータ保存（4日目以降はアーカイブされ、アクセスに70分の待ち時間が必要）
4日目以降は動画や文字起こしがアーカイブされてしまうものの、議事録作らずに4日間開けた案件はその時点でもはや死んだ案件でしょう。
ではこの無料版を駆使した議事録作成の手順について書いていきたいと思います。
おそらくAIツールを駆使した自動化とは相反する感じで、ある意味"人力"が入るので期待なさらず。
具体的な手順
手順１：tldvでWEBミーティングを録画
まず、tldvを使用してWEBミーティングを録画します。会議の開始前に、tldvの録画ボタンをクリックして、会議の内容を記録します。
手順２：文字起こしから必要な文章をピックアップ
録画が完了したら、tldvが自動で生成した要約内容ではなく"文字起こし"から必要な情報をピックアップします。
ここがまず手作業で、全部をまるっとコピペはできません。それが出来るのは有料版です。しかしＷＥＢ会議の全体を要約すべきか？と言えばそうではないはず。
tldvが文字起こしをした"不完全な文章"のなかから、重要な発言や決定事項をチマチマとメモツールにコピペします。
手順３：いくつか条件を指定してGPTで要約
次に、その抜粋された不完全な文章のコピペをGPTに投げて情報を要約してもらいます。その際に要約の条件（例えば、要点を3つに絞るなど）を指定すれば、効率的に情報を整理します。
ちなみにここもGPTに丸投げせずに「①＊＊、②＊＊、③＊＊、の３つの視点で要約して」と指示入れるとなお良しです。
手順４：次のタスクをGPTで出力
そして要約が完了したら、次に行うべきタスクをGPTに出力させます。これにより、次のステップが明確になります。
手順５：確認と訂正
出力された要約とタスクを確認し、必要に応じて"人力"で訂正を加えます。そのタスク、誰がやるのか？は正確ではなかったりするので必ず確認を。
手順６：参加者に共有化
最後に、完成した議事録をGoogleドキュメントなどにコピペし、必要に応じて会議中のスクリーンショットを添付します。そのうえで参加者に共有しましょう。
これにより、人間の手でひと手間加えた議事録が完成するため、中途半端な機能の議事録ツールが自動で出力した雑な要約よりも確認してもらえる確率が圧倒的に高くなります。
それにより、全員が同じ情報を持ち、次のステップに進むことができます。
無料ツールを活用した議事録作成のメリット
思ったよりも人力だったと思いますが、この無料ツールを駆使した議事録作成には以下のメリットがあります：
- コスト削減：有料ツールを使用せずに効率的な議事録作成が可能
- 時間の節約：自動文字起こしやAI要約機能により、手動での作業時間を大幅に削減
- 正確性の向上：録画と文字起こしを人が再確認することで、重要な情報の見落としを防止
- 担当者の理解度向上：詳細な記録と要約作業を通じて、プロジェクトの全体像をより深く把握
- プロジェクト全体の効率向上：正確な情報共有と次のタスクの明確化により、チーム全体の生産性が向上
この方法を活用することで少なくとも担当者一人の解像度が高まり、結果的にプロジェクト全体の効率が向上します。無料ツールを効果的に組み合わせることで、コストを抑えながら高品質な議事録作成と情報共有が可能となります。
ただこの方法は、その要約したドキュメントの管理や運用をしっかりしないとダメですけどね。
この手順であればWEB会議後に30分程度で議事録を作成して参加者に共有メールを打てるでしょう。一度お試しあれ。
株式会社Flagline 池田
